Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos 12.07.2018.

1. Rekisterinpitäjä

• Handle-IT Oy(Y-tunnus: 2651629-1 )
• Vapaudenkatu 9 C 15110 Lahti
• puh: +358 40 577 6070

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Juho Särkiö, juho.sarkio@handle-it.fi, 0405776070

3. Rekisterin nimi

Handle-IT huoltorekisteri

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot ja miksi?

Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Asiakkaiden tunnistamista, laskutusta ja yhteydenpitoa varten.

Huollettavan laiteen merkki, malli ja sarjanumero

Huoltotöitä, palvelun laadun parantamista ja tilastointia varten.

Käyttäjätunnukset, salasanat, pääsykoodit ja tuotetunnukset.

Huoltotöitä ja testausta varten. Useat eri työnvaiheet vaativat käyttäjätunnuksen, salasanan, pääsykoodin

tai tuotetunnuksen, jotta pääsemme suorittamaan tarvittavat huoltotoimenpiteet. Tämän kaltaisia

tilanteita ovat mm. tietokoneelle kirjautuminen, sähköpostin asennus, esim. Officen/muun ohjelmiston

asennus ja vaihdetun varaosan testaaminen huollon jälkeen.

Henkilötunnus ja y-tunnus

Henkilötunnuksen keräämme ainoastaan, jos asiakas tekee puhelinturvan kk-maksullisen

huoltosopimuksen kanssamme. Y-tunnuksien keräämme yritysasiakkaiden laskutusta varten.

Rekisteri myös sisältää: yksityis- ja laskutusasiakkaan huolto- ja ostohistorian.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta seuraavilla tavoin: asiakas itse ilmoittaa käydessään

liikkeessä, sähköpostitse tai puhelimitse.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Handle-IT Oy:n huoltorekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan Robo Capital laskutuspalvelulle. Halutessaan

asiakas voi tutustua Robo Capitalin tietosuojaan seuraavassa osoitteessa:

https://www.ropocapital.fi/fi/tietosuoja/

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Mihin tiedot tallennetaan, millä tavoin niitä suojataan ja kellä on pääsy tietoihin

Huoltorekisterin tiedot tallennetaan Handle-IT toiminnanohjausjärjestelmään, joka sijaitsee serverillä

yrityksen tiloissa salasanalla, palomuurilla ja virustentorjunnalla suojattuna. Serverille yhdistetään

työasemilta, jotka ovat suojattu salasanalla, palomuurilla ja virustentorjunnalla. Rekisteriin pääsy vaatii

myös työntekijän käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteri on myös kryptattu. Huoltorekisteriin

yhdistetään, kun asiakas tuo laitteen huoltoon, muokattaessa työtehtävää tai sen lisätietoja ja työtehtävän

valmistuessa.

Mahdolliset paperilla olevat asiakkaan tiedot säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään tietosuoja jätteenä.

Asiakkaiden laitteiden mahdollisia varmuuskopioita säilytetään normaali tilanteessa 1-3kk ennen

poistamista tai asiakkaan itse määrittämän ajan kuitenkin maksimissaan 6kk.

Toimipisteen verkko on suojattu palomuurilla ja rakennettu niin, että asiakas verkosta ei ole pääsyä

yrityksen sisäiseen verkkoon.

Serveri ja työasemat sijaitsevat lukituissa ja valvontakameroilla vartioiduissa tiloissa.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia

mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa

tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää info@handle-it.fi.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä

vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä

("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset

oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää

info@handle-it.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti

kuukauden kuluessa).